Projet SAE : quel est le processus de sa mise en place ?

L’archivage n’est plus une opération qui se réalise uniquement de manière physique. Il faut mettre aussi à contribution l’internet. Ainsi, vous pouvez réaliser un projet de Service d’Archivage Electronique. Puisqu’il s’agit d’une solution de dématérialisation très pratique. Mais, pour qu’un projet SAE soit une réussite, il faut connaitre ses différentes étapes. Quel est alors le processus de mise en place du projet SAE ? Dans la suite de cet article, vous allez trouver les différentes étapes pour mettre en place un projet SAE. 

Procéder à l’analyse de l’environnement documentaire

La première étape de la mise en place du projet SAE est l’analyse de l’environnement documentaire. Lorsque vous visitez le site web, vous allez découvrir les informations dont vous avez besoin. En réalité, cette analyse consiste à faire un examen de tous les documents afin de déterminer les documents qui doivent être archivés. Pour y arriver, il faut réaliser un inventaire des documents par services. Ce travail permet de faire le tri des documents. C’est à partir de ce niveau qu’on peut décider des documents qui doivent se retrouver dans la gestion électronique de document ou dans un service d’archivage électronique. Par ailleurs, le tri des documents est effectué en fonction de la durée légale de conservation. 

Respecter l’aspect légal de l’archivage

Archiver les documents dans un SAE doit se faire dans le respect de certaines règles. Le fournisseur est dans l’obligation de respecter les règlementations sécuritaires et légales afin de mettre en œuvre le projet SAE. Il faut respecter toutes les normes et certifications qui sont obligatoires. Par exemple, le fournisseur doit respecter la norme NF Z 42-013 s’il veut bien assurer l’archivage des documents. Le respect de la norme qui concerne le fonctionnement du système d’information pour la conservation d’informations électroniques est aussi obligatoire. 

Rédiger le cahier des charges

La troisième étape consiste à la rédaction du cahier de charges du projet. Ce document doit donner tous les détails concernant le processus du projet. Pour réaliser un SAE, vous avez le choix entre SAE interne et le SAE externe. La feuille de route va donc varier en fonction de votre choix. La feuille de charge sera brève lorsque le projet d’archivage sera effectué sur des DVD-R ou des CD-R. Lorsque vous optez pour le SAE externe, alors, la feuille de route doit être bien détaillée surtout sur les notions techniques. 

Faire le choix du prestataire

Lorsque vous avez fini de rédiger le cahier de charge, vous pouvez aller à la recherche d’un prestataire. Il faut opter pour un prestataire qui sera en mesure de répondre aux besoins du cahier de charge. Si vous ne trouvez pas un prestataire qui peut vous aider, il faut poursuivre votre recherche. Le deuxième critère, qui doit vous guider dans le choix du prestataire, est la capacité de ce dernier à fournir le service de conservation dans le respect des normes et exigences légales. Le choix du prestataire est proportionnel au type de SAE que vous avez choisi. 

Mettre en place le pilote

La phase finale consiste à mettre en place le pilote. Cette dernière est en réalité un test qui doit intervenir avant le lancement réel du projet. Vous devez au préalable sélectionner les documents qui seront utilisés dans la phase pilote du projet. La finalité de la phase pilote est d’identifier les éventuels problèmes afin de les résoudre dans le projet proprement dit.